ООО «НТС «Градиент» — один из ведущих российских производителей и дистрибьюторов косметической продукции и потребительских товаров, входит в число крупнейших поставщиков ритейлеров.

Продукцию компании можно найти практически в каждом магазине и на всех маркетплейсах России.

Портфель собственных товарных знаков включает: Influence Beauty, Love Generation, Beauty Bomb, TANOSHI, ZOLLIDER, LUNA LOVE, GARDENICA, OTTAKU. Компания является официальным дистрибьютором более 20 зарубежных брендов, таких как: VIVIENNE SABÓ, Stellary, Artdeco, Physicians Formula, Debora Milano, MISSHA, KANS, BIO OIL, DERMOLAB, MERRIES, PIGEON, MEINE LIEBE и др.

Бренды компании за последние три года получили 100+ отраслевых наград и входят в топ‑10 по продажам в отдельных категориях ухода и декоративной косметики.

До внедрения Trivio команда из двух тревел-координаторов обрабатывала поездки около 200 командируемых сотрудников, которые регулярно летали по России и зарубеж. Оба специалиста контролировали полный цикл организации деловых поездок: оформление документов, подбор и бронирование услуг, а также огромный пласт бумажной работы — подготовка заявок на проведение мероприятий в месте назначения и согласование представительских расходов.

После завершения поездок нагрузка только увеличивалась — в задачи координаторов входило заполнение авансовых отчетов и другой документации. Им нужно было не только собрать инвойсы и квитанции, но и обработать длинные списки покупок. Командированные сотрудники регулярно закупают образцы продукции для тестирования, из-за чего тревел-отделу необходимо дополнительно разбираться с десятками мелких чеков — переводить их с других языков на русский, прикреплять к служебной записке и передавать в бухгалтерию. Это специфика корпоративных поездок в косметической отрасли: такую работу нельзя делегировать или передать стороннему подрядчику, поэтому она неизбежно отнимает много времени. Чтобы высвободить ресурс команды, нужно было искать способы упростить и автоматизировать другие командировочные процессы.

Когда поездок стало заметно больше, в отдел хлынул поток документов: счета и закрывающие приходили разрозненно, без структуры и привязки к отделам. Мы поняли, что нужно менять формат работы — выстроить систему, которая поддержит рост, усилит контроль и освободит сотрудников от рутины.

Первое, на что мы обратили внимание, — это удобный интерфейс. Аналогичные онлайн-платформы, которые мы рассматривали для сотрудничества, отталкивали визуальной перегруженностью и сложной навигацией. Trivio выделялся на их фоне спокойным дизайном в нейтральных цветах, четкой структурой и интуитивно понятной логикой действий. Для команды, которая много часов проводит в системе, такие моменты были очень важны.

Вторым преимуществом для нас стало качество и количество тревел-контента по выгодным ценам. Особенно разница была заметна на азиатских направлениях: бронирование номеров в китайских гостиницах через Trivio стабильно дешевле, чем через другие B2B-сервисы и агрегаторы.

Окончательно нас убедил профессионализм службы поддержки сервиса. Нам было важно оперативное реагирование на форс-мажорные ситуации: переоформление билетов при отмене рейсов, перенос времени подачи трансферов, срочная покупка дополнительного места для багажа, решение проблем с видимостью брони при заселении. И в таких вопросах команда Trivio из раза в раз проявляла вовлеченность.

Специалисты поддержки оперативно берут запрос в работу и регулярно информируют о статусе заявки. Мы всегда знаем, что поставленная задача будет выполнена — даже если решение не может быть мгновенным по не зависящим ни от кого обстоятельствам. Например, один раз нам было нужно срочно и постфактум включить завтраки в проживание во французском отеле. Специалисты поддержки связались с поставщиком, взяли процесс переговоров на себя и добились успешного результата.

«Trivio показал нам, что переход в онлайн может быть комфортным, а подход к автоматизации — человечным. Работать с сервисом проще, когда рядом есть команда квалифицированных специалистов, готовых подключиться и помочь. Очень ценно, что в нашем мире технологий все еще сохраняется возможность обратиться к живому сотруднику, который услышит, поймет и разберется с твоим запросом.»
Анастасия Гржива, старший тревел-координатор ООО «НТС “Градиент”»

В первую очередь выросла скорость обработки каждой командировки.Технические действия — подбор вариантов и выписка билета — занимают всего 5–10 минут. Профиль сотрудника уже создан, корпоративные карты привязаны, данные паспорта внесены, поэтому оформление становится вопросом буквально нескольких кликов.

Тревел-координаторы получили возможность глубже прорабатывать запросы коллег и учитывать их индивидуальные предпочтения. Появилась возможность подстраивать перелеты и размещение под конкретного сотрудника: например, покупать билеты flydubai тем, кто любит летать этой авиакомпанией, или оформлять место у окна или с дополнительным пространством для ног. Качество корпоративных путешествий заметно улучшилось, а сотрудники, услышав хорошие отзывы о платформе от тревел-координаторов, начали активно пользоваться режимом «Отпуск» для частных путешествий.

Компания также стала часто обращаться за визовой поддержкой. Все кейсы по подаче и оформлению для нас были удачными: визовый менеджер давал четкие инструкции, помогал формировать правильный пакет документов, оперативно консультировал по телефону и держал процесс под контролем.

Во-вторых, нам удалось навести порядок в отчетности. В личном кабинете Trivio мы настроили привязку сотрудников к отделам и корпоративным аналитикам. Счета формируются уже с нужными аналитическими тегами, поэтому бухгалтерии больше не нужно вручную сверять центры затрат — данные автоматически попадают в нужный разрез.

В-третьих, компания смогла значительно сократить расходы на командировки. Персональный сервис-менеджер Trivio анализировал статистику и помогал заключать договоры на спецтарифы. И если для отелей это не всегда было актуально из-за географической разбросанности поездок, то для авиаперевозок эффект оказался значительным. Мы заключили договор с Turkish Airlines — теперь мы можем бесплатно выбирать стандартные места в самолете, оформлять групповые бронирования по специальным ценам и использовать повышенные нормы провоза багажа. А благодаря корпоративным тарифам «Аэрофлота» мы привезли 22 человека на деловую выставку в Гонконг и при этом сэкономили около 1,5 млн рублей.

Детальная аналитика и рекомендации КАМа помогли нам пересмотреть тревел-бюджет. Количество командировок увеличилось на 20%, а бизнес компании вырос: появились новые рынки и бренды. Trivio стал инструментом, который помог поддержать этот рост без увеличения операционной нагрузки на команду.