ПАО «ЛУКОЙЛ» — крупнейший в России частный нефтегазовый холдинг. Его деятельность охватывает все этапы производственного цикла: от разведки местонахождения полезных ископаемых до сбыта нефтепродуктов через собственную сеть АЗС. Группа компаний обеспечивает около 2% мировой добычи нефти и контролирует примерно 1% доказанных запасов углеводородов.

Бизнес-активы ЛУКОЙЛа рассредоточены по всему миру: ключевые российские предприятия находятся в Западной Сибири, Тимано-Печоре, Поволжье и на Урале, а международные проекты — в Казахстане, Мексике, Ираке, Восточной Европе и других странах.

В 2023 году процесс организации командировок в группе компаний был не автоматизирован: приходилось в бумажном виде инициировать поездку и выпустить соответствующий приказ, который мог «зависнуть» на подписании у руководителя или сотрудника.

После согласования каждый работник был обязан самостоятельно заказывать билеты и бронировать отели. А во время поездки ему нужно было еще и отвечать за подтверждающую документацию — сохранять чеки из такси и гостиниц, посадочные талоны, чтобы потом вручную заполнить авансовый отчет.

Такая громоздкая система демотивировала команду: помимо основных рабочих вопросов приходилось заниматься рутинными процессами и решать логистические задачи. Дополнительная нагрузка ложилась в том числе на отдел кадров и бухгалтерию.

Была и другая проблема: при бумажном и несистемном подходе было сложно полноценно контролировать уровень расходов сотрудников и соблюдение корпоративной политики по командировкам (разрешенные классы перелетов, уровни отелей и виды трансферов для должностей разных уровней).

В начале 2024 года ЛУКОЙЛ начал внедрять Trivio в бизнес-процессы компании. Первоочередной задачей было интегрировать платформу для деловых поездок с уже подключенной внутренней системой КЭДО от VK HR Tek — она автоматизирует оформление, подписание документов и другие повседневные задачи, которые проходят через кадровую службу.

Благодаря команде Trivio в ЛУКОЙЛе смогли быстро решить вопрос и перевести в онлайн все процессы, связанные с согласованием поездок и подписанием отчетных документов. В КЭДО VK HR Tek появился специальный раздел «Командировки»: сотрудник формирует заявку, указывает цель поездки, даты и пункты назначения, а после — самостоятельно отслеживает ее статус.

По итогам согласования в Trivio автоматически создается новая командировка c учетом направления, дат и уже с рассчитанными суточными. Сотрудник попадает из КЭДО в интерфейс тревел-сервиса, где за две минуты подбирает необходимые билеты, отели и другие услуги в пределах параметров, указанных в заявке поездки. Платформа сама учитывает корпоративную политику и сразу предлагает варианты, которые будут доступны конкретному работнику по бюджету и классу обслуживания в зависимости от его должности.

Помимо КЭДО VK HR Tek, было важно подключить бухгалтерские системы. Проект был внедрен быстро благодаря бесшовной технической интеграции с существующими контурами ЛУКОЙЛа. Это значительно упростило учет тревел-расходов, расчет суточных и передачу всех необходимых отчетных документов.

В вопросе учета командировок особенно помогла функция автоматического формирования авансового отчета. Расходы по оформленным через платформу услугам сами «подтягиваются» в документ. При этом сотрудник может добавить траты, понесенные за свой счет, — например, загрузить чек из такси, отсканировав его через мобильное приложение. Когда отчет будет полностью готов, его можно направить ответственным лицам на согласование и финальное подписание в КЭДО.

ЛУКОЙЛ запустил сервис командировок более чем в 50 организациях, охватив все свои предприятия в России и подключив каждого работника. Менее чем за год сотрудничества платформой воспользовалось уже более 5 тыс. человек — в сумме они забронировали около 20 тыс. услуг.

При этом значительно снизилась нагрузка на профильные службы компании, а оформление командировки стало занимать не больше 15–20 минут — вместо двух–трех рабочих дней.

Централизованное оформление отелей и билетов тоже принесло свои результаты. Удалось собрать подробную аналитику тревел-расходов, выявить наиболее популярные направления, ключевых перевозчиков, востребованные объекты размещения и сократить затраты на командировки за счет получения специальных условий от поставщиков.

Группа компаний подписала договоры о сотрудничестве более чем с 170 отелями, где чаще всего останавливаются представители ЛУКОЙЛа, и договорились о скидках на проживание до 40%. Также были подключены корпоративные программы лояльности российских и зарубежных авиакомпаний. А при командировке, например, в Когалым, Калининград, Астрахань или Мехико сотрудник получает полное сопровождение от консьерж-менеджера, который берет на себя бронирования всех услуг по специальным тарифам.

Кроме того, ЛУКОЙЛ начал использовать Trivio для повышения лояльности персонала: через режим «Отпуск» работники компании могут покупать билеты и бронировать отели для личных поездок по сниженным ценам.

Подробнее об оптимизации командировочного процесса можно прочитать в статье РБК