Раньше после командировки сотрудник заполнял многостраничный авансовый отчет, включая суточные, затраты на проезд, проживание. При этом сведения по перелету или железнодорожному билету нужно было вводить с указанием номера билета, даты выписки и суммы.

С переходом на Trivio все стало гораздо проще. Настроена автоматическая интеграция данных по всем оформленным услугам на платформе Trivio в нашу систему 1С. Помимо авиабилетов в 1С автоматически попадают справки о перелете, которые формируются на платформе и становятся полноценной заменой посадочным талонам.

Еще можно вносить дополнительные расходы — например, на транспорт или ресторанное обслуживание. При этом специалисты Trivio доработали функционал сервиса с учетом нашей номенклатуры расходов в 1С. Для каждого дополнительного расхода предусмотрены поля «Комментарии», где сотрудник может указать обоснование затрат. В результате мы отказались от лишних служебных записок, которые нужно было прикладывать к каждому авансовому отчету.

Также важный элемент — возможность выбора валют. В нашей бухгалтерской системе суммы вносятся в авансовый отчет в локальной валюте, вплоть до монгольских тугриков. И в Trivio предусмотрена такая функция.

Если кто-то нарушает правила, Trivio автоматически отправляет уведомление руководителю. Благодаря этому количество нарушений в KNAUF снизилось на 40%. Мы можем анализировать все расходы на командировки на платформе и получать подробную статистику по каждому случаю. Это помогает каждый год пересматривать тревел-политику и оптимизировать процессы.

Один из приятных бонусов внедрения Trivio — это то, что подразделения стали чаще поручать сотрудникам самим оформлять командировки. Мы снизили нагрузку на ассистентов и офис-менеджеров, а у сотрудников появилась больше осознанности и ответственности. Такой подход позитивно влияет на корпоративную культуру и сэкономил наши ресурсы.

Trivio автоматизирует процесс командировок, помогает сократить бумажную работу, контролировать расходы и способствует оптимизации внутренних бизнес-процессов. Больше не нужно тратить время на ручное заполнение документов или согласования — всё это делает система.