iFCM Group — одна из крупнейших российских компаний в сфере сервисного обслуживания и организации питания. Более 30 лет iFCM остается лидером в области кейтеринга, технической эксплуатации зданий и сооружений, комплексной и специализированной уборки, административного сопровождения бизнеса.

Сегодня компания представлена в 40 городах России: от Северо-Западного до Дальневосточного федеральных округов. Среди клиентов — добывающие и промышленные предприятия, вахтовые поселения, бизнес-центры, частные школы и больницы, торговые сети и супермаркеты.

У нас параллельно существуют два совершенно разных формата поездок. Часть сотрудников отправляется в обычные деловые командировки — самостоятельно бронирует билеты и жилье, а затем согласовывает расходы с руководителем. Но основной объем поездок приходится на вахты, которыми занимаются ответственные лица: специалисты тревел-отдела координируют доставку больших групп людей до объекта и обратно.

До перехода на Trivio мы оформляли все поездки с помощью другой тревел-платформы. Базовый процесс — инициация, согласование, бронирование, отчетность — был выстроен, но со временем компания стала замечать, что переплачивает. Это и стало поводом искать новый сервис с более прозрачными условиями ценообразования.

Мы долго изучали рынок и сравнивали предложения, проверяя платформы на предмет скрытых комиссий — чтобы в статьях расходов неожиданно не появлялись суммы, которые изначально не закладывались в бюджет. Trivio подошел по главному критерию: стоимость каждой услуги и размер комиссии видны сразу.

Второй фактор — качество и доступность поддержки. Нам было важно, чтобы будущий поставщик достаточно оперативно выходил к нам с обратной связью и мог решать любые вопросы 24/7. Сотрудники iFCM находятся в разных часовых поясах, а вахтовая специфика не терпит пауз. К тому же, компания работает преимущественно в северных регионах, где логистика сама по себе непростая: мало рейсов, выраженная сезонность, удаленные объекты. При этом из-за высокой текучести кадров постоянно возникают ситуации, когда нужно срочно заменить человека на объекте, а значит — перестроить маршрут, купить новые билеты, оформить возврат по старым.

Дополнительным преимуществом для нас стало наличие персонального сервис-менеджера, которого мы подключаем в нестандартных, сложных ситуациях или при решении финансовых вопросов.

Например, однажды в выходные дни у нас закончился доступный лимит на бронирования, а пополнение счета планировалось только в понедельник. Менеджер оперативно подключился и помог срочно увеличить порог, чтобы сотрудники смогли выкупать билеты без задержек.

Подключение шло поэтапно: сначала систему запустили в нескольких небольших регионах, чтобы протестировать и доработать технические нюансы совместно с IT-командой Trivio. Какое-то время сотрудники iFCM работали параллельно с двумя платформами (старой и новой) — и уже на этом этапе разница стала очевидной. Среди коллег из тревел-отдела даже появился негласный конкурс «кто быстрее забронирует билеты». Выигрывали те, кто использовал Trivio.