АКС — один из ведущих поставщиков комплексных услуг по организации жизнеобеспечения промышленных объектов в нефтегазовой, горнодобывающей и строительной отраслях.

Более 30 лет компания работает на рынке и обслуживает удаленные объекты по всей стране, в том числе в труднодоступных регионах Крайнего Севера: организация питания, управление объектами, размещение персонала и другие сопутствующие услуги.

В тревел-отделе АКС 13 координаторов, каждый из которых ежедневно обрабатывает по 15–20 заявок. При такой нагрузке скорость и надежность системы бронирования имеют критическое значение.

Основной поток командировок в АКС — это перемещение вахтового персонала на производственные объекты. Отдельную категорию составляют поездки кандидатов, еще не принятых в штат: их маршрут нередко состоит из нескольких этапов — сначала проезд до города проживания и прохождение медосмотра, а затем, в случае заключения контракта, путь к месту работы.

Сотрудники центрального офиса, которые отправляются в поездки по России и за рубеж, бронируют услуги самостоятельно — для них настроены автоматические тревел-политики.

До перехода на Trivio мы работали с одной из популярных SaaS-платформ для автоматизации деловых поездок. Главной болью была медлительность и нестабильность системы. При попытке оформить билет интерфейс периодически «зависал» на бесконечной загрузке, и менеджер не мог понять: прошло ли бронирование и удалось ли зафиксировать цену.

При этом большинство дополнительных услуг — багаж, автобусные билеты, возврат — оформлялись в офлайн-режиме, что было крайне неудобно и съедало рабочее время.

Мы рассматривали несколько альтернативных онлайн-сервисов для организации командировок. По функционалу и интерфейсу они были сопоставимы с Trivio, но по ценообразованию — нет. Одну из B2B-платформ мы сразу поймали на скрытых сборах: ТКП за оформление перелетов, УФС при покупке ж/д билетов. Для компании с нашим объёмом бронирований такие «мелкие» надбавки складывались в существенную сумму.

Но отсутствие дополнительных комиссий — не единственная причина, по которой мы выбрали Trivio. Во-первых, это скорость бронирования. Все услуги доступны онлайн и оформляются в едином интерфейсе. Система работает быстро — статус операции виден сразу.

Во-вторых, мы оценили качество и полноту тревел-контента: особенно порадовали широкий выбор стыковок и оперативное обновление доступности мест. Как только билет на интересующий нас рейс появляется на сайте авиакомпании, он тут же отображается в Trivio. Это особенно важно для дефицитного по билетам направления Магадан, куда мы регулярно отправляем и сотрудников, и кандидатов.

Несколько возможностей платформы стали для нас приятным бонусом:

• схема рассадки мест для ж/д билетов прямо в результатах поиска — без необходимости «проваливаться» в каждый вагон отдельно;
• удобное мобильное приложение;
• календарь предстоящих поездок для отслеживания перемещений сотрудников;
• статистика и отчеты — специально для нас Trivio перевел их в Power BI;
• режим «Отпуск».

Отдельно отметим, что при подключении команда Trivio оперативно настроила интерфейс под специфику работы ACS: по нашему запросу убрали обязательную привязку пассажира на этапе составления маршрута — теперь менеджер сначала ищет билеты и отели и только потом указывает данные сотрудника. Казалось бы, мелочь — но она ощутимо ускоряет работу.

В первую очередь улучшилась операционная эффективность: время оформления одной командировки сократилось примерно вдвое — с 10 до 5 мин и даже меньше.

Второе — экономия бюджета. Точных цифр мы пока не подсчитывали: одновременный рост штата и смена сезона бронирования в момент перехода затрудняют корректное сравнение. Но снижение расходов есть — и за счет прямых цен от поставщиков, и благодаря корпоративным программам лояльности «Аэрофлот», S7 Airlines и Utair, которые мы перенесли в систему при подключении.

Третий и, пожалуй, самый важный результат, — выстроенный и удобный рабочий процесс. Тревел-координаторы больше не тратят нервы на борьбу с системой: все оформляется онлайн и в понятном интерфейсе.