Когда сотрудники компании постоянно ездят в командировки, сложно уследить за всеми. Одни покупают дорогие билеты, другие допускают ошибки при бронировании, третьи забывают вовремя сдать чеки, счета и акты. В итоге организация усложняется, и на каждую командировку компания тратит больше запланированного.
Разбираемся, какие ошибки чаще всего допускает персонал во время планирования командировок и почему они дорого обходятся компании. А еще рассказываем, как сервис Trivio упростит согласование деловых поездок, бронирование билетов, подготовку отчетов и поможет сэкономить.
Trivio показывает все поездки, которые запланированы на ближайшее время, — вы точно ничего не упустите
Сотрудники бронируют дорогие билеты и гостиницы
Иногда сотрудники выходят из бюджета — например, бронируют номера повышенного комфорта, когда в этом нет необходимости. Или покупают авиабилеты с багажом, даже когда летят в другой город всего на один день. Если сотрудники часто ездят в командировки, постоянные переплаты сильно бьют по бюджету компании.
В Trivio руководитель и бухгалтерия могут следить за расходами: сервис показывает затраты по каждой поездке. А еще он сравнивает стоимость командировки с предыдущими и анализирует, насколько увеличилась цена. Платформа показывает информацию по каждому сотруднику — вы заметите, когда командировочные расходы человека больше, чем у других работников.
С помощью Trivio руководитель может поставить лимиты для каждой категории: например, ограничить затраты на гостиницу до 3000 рублей в сутки или на авиабилеты до 20 000 рублей в обе стороны. Или убрать из бюджета трансферы и такси — если во время командировки не нужно ездить по городу.
Сервис показывает подобную информацию по каждой поездке: общую стоимость приобретенных услуг и цену каждой из них отдельно
Вы можете посмотреть общую статистику по поездкам — например, как изменились расходы по сравнению с предыдущими месяцами
Лимиты устанавливаются не только по сумме — например, можно запретить бронировать гостиницы с питанием и ограничить количество звезд
Люди уезжают в командировки во время важных встреч
Руководителю сложно уследить за всеми рабочими графиками и прикинуть, кого сейчас нельзя отпускать в командировки. А потом получается, что во время важной встречи с клиентом на месте нет ключевого сотрудника и некому провести презентацию или совещание.
В Trivio есть наглядный календарь, куда автоматически попадает каждая командировка. Во время утверждения дат поездки вы проверяете, запланированы ли у человека важные встречи или отчеты. А еще в Trivio можно настроить схему согласования командировки — например, добавить начальников подразделений, кадры, бухгалтерию. Электронная заявка автоматически пройдет каждый этап в той очереди, которую вы установите. Если кто-то не готов отпустить сотрудника из-за загрузки, вы узнаете об этом до того, как компания потратится на гостиницу и билеты.
Trivio собирает подробную аналитику по каждому работнику, поэтому можно проанализировать, сколько денег ушло на его поездки за месяц, квартал, год. Иногда выясняется, что частые командировки приносят компании больше вреда, чем пользы — например, потому что человек не успевает делать основные задачи.
В Trivio можно посмотреть, сколько всего сотрудников находится в командировках и в каких городах
Календарь показывает все текущие и запланированные поездки и сотрудников, которые в них участвуют
Схему согласования можно настроить так, чтобы поездку проверили все подразделения одновременно — это ускорит оформление
Персонал не приносит закрывающие документы
Часто сотрудники не спешат после командировки сдать в бухгалтерию закрывающие документы — чеки, квитанции, счета, акты. В итоге компания не может нормально отчитаться по этим расходам. Например, если работник тянет с документами несколько месяцев, то у бухгалтерии появляются проблемы с ежеквартальным налоговым отчетом.
Trivio можно объединить с бухгалтерской системой — за несколько минут интегрировать в «1С:Бухгалтерия» или внедрить в любой другой софт под ключ. В этом случае все документы по командировке создаются автоматически и направляются бухгалтерам по ЭДО. Они могут получать чеки, акты и квитанции в удобном виде — например, в PDF, DOCX или SVG. Отчетность доступна в онлайн-формате, а еще ее можно распечатать и подшить в бумажный архив.
Trivio показывает подробную информацию по счетам: когда оплачены, на какую сумму, какие из них просрочены
В сервисе можно проверить, какие закрывающие документы по поездкам уже сформированы, и скачать их
Сотрудники ошибаются во время оформления
Например, человек указывает неправильные паспортные данные, а выясняется это за несколько часов перед вылетом — когда билет или номер в гостинице уже нельзя поменять без штрафа.
Trivio автоматически отслеживает ошибки: например, сравнивает даты согласованной командировки с забронированными билетами и уведомляет о несовпадении. Точно так же сервис находит неточности в паспортных данных или Ф. И. О. человека — с помощью интеграции с базой отдела кадров. Еще Trivio автоматически блокирует карточки сотрудников, которые уволились. Случайно забронировать командировку на коллегу, который уже не работает в компании, не получится. Сервис обнаружит дубли билетов и броней гостиниц — например, если поездкой руководителя занимаются сразу два человека и не знают об этом.
Отели в Trivio расположены на карте — например, если вы едете на конференцию, то можно забронировать номер рядом с местом проведения и сэкономить на транспорте
В сервисе есть поддержка, которая отвечает не только на технические вопросы — она поможет подобрать отель или билет по определенным критериям
Trivio подходит для бронирования гостиниц по всему миру, билетов на самолет, автобус или поезд. Через сервис можно заказать трансфер на нужную дату или выделить деньги на «Яндекс.Такси» — с помощью ваучера на определенную сумму. Его можно сформировать в личном кабинете Trivio и выбрать как способ оплаты в приложении Яндекс GO, чтобы рассчитаться с водителем за поездку.Еще вам доступны дополнительные услуги для комфортных поездок: бронирование VIP-залов в аэропортах, организация экскурсий, аренда машин, консьерж-сервис. Вы также можете заказать и оплатить оформление визы — если в командировку едет руководитель и ему некогда заниматься документами.
