«Компаниям, стремящимся сократить расходы на деловые поездки, прежде всего нужно выбрать технологичную систему отчетности, чтобы избежать ошибок в документах» (Селена Брофи, эксперт Skift).
По данным Ассоциации туризма США, корпоративные поездки внутри страны полностью восстановят свои объемы не раньше 2025 года. Но исследование Capterra за 2023 год показывает, что уже 46% сотрудников стали чаще путешествовать по работе по сравнению с допандемийным периодом.
Количество деловых поездок постепенно увеличивается, как и затраты на них: около 65% респондентов (владельцы бизнеса, топ-менеджеры, финансовые директоры и др.) подтвердили, что их командировочные расходы за последний год выросли примерно на 14% по сравнению с 2019 годом.
В связи с активным ростом командировок компаниям необходимо модернизировать системы отчетности. Сотрудники признают, что часто допускают ошибки при подаче документов о расходах, а бухгалтеры и тревел-координаторы вносят вручную неверные данные. Отчеты становятся бесполезными, так как содержат неполную информацию о командировках.
Чем больше деловых поездок, тем сложнее проанализировать затраты на них. Без автоматизации и полезных интеграций владельцы бизнеса будут впустую тратить бюджет, а сотрудники — рабочие часы.
Как избавиться от ошибок в отчетности, сэкономить бюджет на корпоративные поездки и освободить время работников компании для более важных задач?
Capterra рекомендуют компаниям внедрять современные сервисы для организации командировок, исходя из следующих данных:
- Около 85% компаний сокращают бюджет на деловые поездки, но только 14% используют технологии для планирования затрат и формирования отчетности о расходах.
- 47% опрошенных заявили, что их компания использует электронные таблицы для ведения отчетности.
- 92% подтвердили наличие проблем, связанных с формированием закрывающих документов, а 90% рассказали, что их бухгалтеры часто допускают ошибки.
- 42% сообщили, что их компания вручную отслеживает все операции с денежными средствами.
- 20% сотрудников признаются, что иногда по ошибке приобретают услуги, нарушающие тревел-политику компании.
Один из сервисов, который поможет решить основные проблемы в организации командировок, — это Trivio. Он может подключиться практически к любой бухгалтерской системе и сохраняет все данные в личном кабинете. Туда же сотрудники могут прикрепить чеки, а авансовые отчеты и другие закрывающие документы формируются автоматически. Бухгалтерам больше не придется тратить время на ручной ввод, а сотрудникам — волноваться за сохранность посадочных билетов, маршрутных квитанций и справок.
Trivio упрощает работу тревел-координаторов: благодаря настройкам тревел-политики и схем согласования сотрудники смогут приобрести только те услуги, которые доступны им по правилам компании. При попытке забронировать услугу, превышающую установленные лимиты, система потребует дополнительного согласования от руководства.
В условиях увеличения количества деловых поездок компаниям необходимо автоматизировать процесс организации командировки. Благодаря современным сервисам можно отследить затраты, проанализировать их и спланировать бюджет на будущие поездки. Сотрудники смогут сосредоточиться на более важных обязанностях, перестав тратить часы на исправление ошибок в документах.