Иногда сотрудник возвращается из деловой поездки раньше или позже срока. Заболел и вернулся домой, задержался, чтобы заключить договор с партнерами — случаи бывают разные. Как оформить документы, если сроки командировки изменились? Рассказываем в статье.
Как регулируются сроки командировки
Согласно п. 3 Положения о командировках, работника направляют в командировку на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Устанавливая срок командировки, работодатель учитывает объем, сложность и различные аспекты служебного поручения.
Отзыв сотрудника из командировки по инициативе работодателя не регулируется законодательством, так же как и возможность досрочного прерывания поездки по уважительным причинам.
Порядок продления командировки также не фиксируется ни в Положении о командировках, ни в ТК РФ. Однако процесс изменения сроков деловой поездки может быть установлен в положении о командировках, принятом в компании.
Документы для оформления изменения сроков командировки
Если срок поездки оказался больше или меньше запланированного, вносить изменения в текущий приказ на командировку или переделывать его задним числом не нужно.
Необходимо оформить новый приказ на командировку, где будут отражены актуальные даты поездки, а также причина, по которой они были изменены (копия больничного листа, электронное письмо о переносе или завершении переговоров и т. д.). Такой документ поможет обосновать дополнительные расходы (если командировка была продлена) и признать их в налоговом учете.
Отзыв сотрудника из командировки
Работодатель может отозвать сотрудника из командировки, если:
- служебное задание выполнено досрочно;
- служебное задание, ради которого была организована командировка, отменено работодателем;
- выполнение служебного задания невозможно по причинам, не зависящим от работника.
Документы при отзыве сотрудника из командировки
По возвращении сотрудника из командировки, даже если он провел в отъезде всего сутки, бухгалтерия должна собрать стандартный пакет документов:
- авансовый отчет;
- электронные билеты и чеки.
Существенных различий между обычной командировкой и деловой поездкой, завершившейся досрочно, нет. Однако преждевременное возвращение сотрудника вносит коррективы в отчетность. Ключевое изменение касается перерасчета аванса, выданного сотруднику перед отъездом (на основании приказа об изменении сроков командировки).
Днем возвращения на рабочее место считается день прибытия в место постоянной работы (абз. 2 п. 4 Положения). Если сотрудник не вернул аванс вовремя, работодатель может удержать из его заработной платы компенсацию, но не более 20% от начисленной суммы (абз. 3 ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
Продление сроков командировки
Работодатель может продлить командировку, если:
- компания дает сотруднику дополнительные задачи на период командировки;
- сотрудник заболел и вынужден остаться в городе временного пребывания, чтобы завершить служебное задание позже;
- возникла производственная необходимость;
- сотрудник столкнулся с транспортными проблемами (опоздание самолета или поезда, нехватка билетов, поломка автобуса и т. д.)
Ответственный за направление сотрудника в командировку должен написать служебную записку, на основании которой составляется приказ о продлении срока командировки.
После возвращения из командировки сотруднику должны быть выплачены:
- расходы по проезду (п. 12 Положения о командировках);
- расходы по найму жилого помещения (п. 14 и 21 Положения о командировках);
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, т. е. суточные (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
- средний заработок за период нахождения работника в командировке, включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (возмещение осуществляется при предоставлении документов, подтверждающих эти расходы).
