Командировки не сотрудника компании практикуются довольно часто — например, для решения задач в рамках взаимодействия с партнерами или расширения бизнеса. Направляя внештатного работника в деловую поездку, важно помнить о регулировании таких путешествий законодательством. Рассказываем в статье, как оформить и оплатить поездку подрядчика без ошибок и трудностей.
Различия командировки и служебной поездки
По сути, командировка и служебная поездка — это одно и то же. Но не с точки зрения официальных документов.
Для штатного сотрудника, с которым заключен трудовой договор, оформляется командировка. А для внештатника, работающего по договору ГПХ (или ГПД), работодатель оформляет служебную поездку, указывая ее условия и порядок возмещения компенсации. В таком случае отношения между заказчиком и исполнителем регулируются ГК РФ (ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 ТК РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.).
Что входит в компенсацию служебной поездки
Составлять документ о служебной поездке нужно с соблюдением ст. 709 ГК РФ, где прописано, что выплаты, включенные в договор, предполагают:
- аренду жилья;
- стоимость проезда;
- дополнительные расходы, подтвержденные документами;
- вознаграждение за работу.
В договоре должен быть отражен порядок выплаты компенсации — в сумме вознаграждения, либо отдельно от нее. От выбранного типа зависит порядок удержания НДФЛ, налога на прибыль и начисления страховых взносов.
Бюджет на поездку лучше обсудить с исполнителем заранее и внести аванс. Так вы избежите недопонимания и переплат за отели и билеты со стороны подрядчика.
Какие страховые взносы начисляются на сумму компенсации за служебную поездку
Страховые взносы делятся на два типа:
- взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование;
- взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
При выплате вознаграждений по ГПХ страховые взносы начисляются на обязательное страхование.
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний необязательны к начислению. Чаще всего работодатели прописывают подобные условия в договоре ГПХ при найме подрядчиков на опасные работы.
При начислении страховых взносов необходимо учитывать порядок компенсации и налоговый режим исполнителя — ИП, самозанятый или гражданин без статуса ИП или самозанятого.
Исполнитель без статуса ИП или самозанятого
Компенсация расходов на поездку включена в общую сумму вознаграждения
Работодатель начисляет страховые взносы со всей суммы вознаграждения (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 ФЗ № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).
Компенсация расходов на поездку выплачивается отдельно от вознаграждения
Работодатель не должен начислять страховые взносы на сумму компенсации (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 ФЗ № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., письма Минфина России № 03-15-06/53442 от 21 августа 2017 г.).
Исполнитель имеет статус ИП
ИП самостоятельно уплачивают страховые взносы. Работодателю не нужно начислять страховые взносы на сумму вознаграждения.
Исполнитель имеет статус самозанятого
Сумма вознаграждения не облагается взносами, если сумма компенсации включена в стоимость вознаграждения и исполнитель выдал вам чек (письмо Минфина России № 03-04-06/76866 от 22 сентября 2021 г.).
Как удерживается НДФЛ при компенсации расходов на служебные поездки
НДФЛ удерживается независимо от типа компенсации в договоре — в составе вознаграждения или отдельно от него.
По НДФЛ учитываются все доходы гражданина, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Если работодатель оплачивает за исполнителя билеты и проживание в командировке, эта компенсация признается доходом гражданина в натуральной форме. НДФЛ удерживается и с суммы вознаграждения, и с суммы компенсации расходов.
Исполнитель указан в договоре как ИП
Работодатель не должен удерживать НДФЛ с ИП, они сами уплачивают налог на доход (п. 1-2 ст. 227 НК РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/30660 от 26 июня 2014 г.).
Исполнитель указан в договоре как самозанятый
Если вы оформили на самозанятого договор ГПХ и включили компенсацию расходов на служебную поездку в стоимость вознаграждения, сумма компенсации освобождается от НДФЛ при условии, что самозанятый предоставил чек.
Как удерживается налог на прибыль при компенсации расходов на служебные поездки
Налог на прибыль платят ООО, АО на общей системе налогообложения, ПАО. ИП в этот список не входят.
Компенсация расходов в служебной поездке совершается в интересах исполнителя, поэтому расходы не могут учитываться в уменьшение налогооблагаемой прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/45204 от 5 августа 2015 г.).
Документы для подтверждения расходов в служебной поездке
Для подтверждения затрат подрядчику необходимо предоставить:
- документы о бронировании отелей;
- маршрутные квитанции (ж/д);
- посадочные талоны (авиаперелеты).