Командировки, которые организовывает сам сотрудник, невыгодны и неудобны бизнесу. Работник тратит на это много времени и выбирает не всегда дешевые авиабилеты и гостиничные номера. Чем больше деловых поездок, тем труднее бухгалтерии и руководству управлять ими. Упростить и автоматизировать процесс помогает онлайн-сервис Trivio. Он не только отвечает за планирование командировок, но и следит за расходами. Об этих и других фишках сервиса — в статье.
Выгода и бонусы от авиакомпаний и отелей
Агрегаторов бронирования жилья и поиска авиабилетов очень много. Причем каждый закладывает свой процент от покупки услуги. Для человека, который не привык к разъездам, выбор удобных и выгодных вариантов может отнять много времени и сил.
Trivio предлагает больше двух миллионов отелей, квартир, хостелов и апартаментов, где можно остановиться во время поездки. А еще сотрудничает больше чем с 500 авиакомпаниями мира. Цены на билеты внутри сервиса точно такие же, как у самих перевозчиков. Через Trivio можно пользоваться корпоративными программами лояльности, которые предлагают многие авиакомпании. Это значит, что фирмы, имеющие доступ к Trivio, получают бонусные баллы и скидки на перелеты, находясь в одном окне.
Бонусы можно использовать, чтобы оплатить билеты, выбрать место в самолете или взять дополнительное место в багаже
Сервис сравнивает цены на авиабилеты и жилье, чтобы предложить наиболее выгодные варианты. А еще у Trivio нет наценок и скрытых сборов. Платформа следит за изменениями стоимости отельных броней и авиабилетов. Например, вы забронировали отель, но еще не оплатили его. Если вы заметили, что цена упала, вы можете перебронировать отель бесплатно. То же самое касается и билетов на самолет. А если вы случайно купили билет не на ту дату или поездка отменилась, билет можно сдать без штрафа в день покупки.
Возможность комбинировать маршруты
Если во время командировки запланировано несколько переездов или перелетов со стыковками, то спланировать маршрут еще труднее. Не хочется сидеть без дела в аэропорту или на вокзале и считать минуты до отправления. А чтобы купить близкие по времени билеты, приходится либо переносить поездку на другие даты, либо переплачивать.
Для сложных деловых поездок Trivio может построить непрерывный маршрут. Нужно лишь ввести даты, начальную и конечную точки пути — и сервис предложит лучшую комбинацию. Trivio умеет комбинировать рейсы разных авиакомпаний, даже если между ними нет код-шеринга. А трансферные услуги охватывают больше 90 стран мира.
Куда бы вы ни строили маршрут, вам помогут добраться до нужной локации с помощью «Яндекс.Такси» или организуют трансфер
Можно установить лимиты на расходы
Руководители часто ставят работникам задачу самостоятельно организовать командировку. Так подчиненные получают полную свободу действий и не замечают, как расходуют корпоративный бюджет. Чтобы не тратить время на поиск вариантов, они покупают первые попавшиеся авиабилеты, которые подходят по дате. Или заказывают гостиницу, которая находится в двух шагах от места встречи с клиентом. Хотя в отеле за углом номерá могут оказаться в два раза дешевле.
Trivio помогает грамотно управлять бюджетом и отслеживать расходы. Для этого внутри сервиса продумана гибкая настройка тревел-политики. Например, укажите звездность отеля или сумму, которую сотруднику разрешено потратить на авиабилет. Можно даже установить лимиты по классу машин в «Яндекс.Такси».
Руководитель может настроить лимиты в разных категориях в зависимости от должности сотрудника и других факторов
Все лимиты можно отрегулировать в личном кабинете — и Trivio не даст работнику выйти за рамки бюджета. А если, например, за указанную в настройках цену не окажется билетов на самолет, сервис отправит услугу на согласование руководителю.
Документы загружаются автоматически
Обычно бухгалтер вносит в систему бухучета все данные о предстоящей командировке. А после поездки сотрудник собирает посадочные, билеты, чеки, квитанции и относит их в бухгалтерию. Там специалист снова вручную вносит все данные и предоставляет отчет. И это только в том случае, если поездка в пределах страны. Если же командировка планируется за рубеж, бумажная волокита еще больше затягивается.
Trivio ускоряет работу бухгалтерии. Он бесшовно синхронизируется с внутренними программами «1С:Бухгалтерия», ERP и ЗУП. А с помощью API сервис за пару минут можно объединить с любыми другими учетными системами вроде SAP или Oracle. Благодаря этому командировочные документы формируются автоматически и доступны онлайн в разных форматах: DOCX, PDF и SVG. А если подгрузить в Trivio структуру компании и данные о сотрудниках, то не придется тратить время на ручное заполнение полей — например, во время покупки билетов или бронирования номеров.
История поездок, статистика и аналитика отображаются в режиме реального времени — бухгалтер или руководитель могут просматривать их в любой момент
Минимальный риск допустить ошибку
Сотрудник в командировке запросто может столкнуться с бытовыми трудностями: застрять в аэропорту из-за переноса рейса или остаться без номера в отеле из-за случайной отмены брони. Хорошо, когда в такой ситуации может помочь тревел-менеджер. Но тут может сыграть роль человеческий фактор. Если в обязанности менеджера входит координировать перемещения всех работников компании, легко запутаться в большом объеме данных документов и множестве бронирований.
Trivio подскажет, если во время оформления поездки появились ошибки: например, билеты куплены дважды или отель забронирован не на те даты. У сервиса есть календарь, где видно, кто и когда едет в командировку. Можно не переживать, что сотрудник уедет, забыв про важную встречу с клиентами.
Но даже во время тщательно спланированной поездки может случиться форс-мажор. Поэтому у Trivio есть круглосуточная служба поддержки. Неважно, в каком часовом поясе находится работник, — операторы сервиса помогут с любым, даже самым срочным запросом. Причем не только во время, но и после поездки. А еще Trivio сразу же сообщает сотруднику о любых нештатных ситуациях. Например, если из-за погодных условий внезапно отменяют рейс.
Виртуальный ассистент Trivio подскажет, какой отель лучше выбрать, куда сходить на экскурсию или где вкусно поесть
Чтобы сотрудник не держал в голове все детали поездки и ничего не забыл, для каждой командировки сервис формирует Travel Plan. Там можно найти даты и время отправления и прибытия, номера рейсов, билеты и ваучеры, адрес отеля и его расположение на карте, время заселения и выселения, сведения о номере. Travel Plan можно использовать даже без интернета. Просто скачайте его — и все необходимые данные будут доступны в офлайн-режиме.
Чтобы начать пользоваться Trivio, оставьте заявку в форме. Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!
