Как выбрать правильный формат мероприятия малому, среднему и крупному бизнесу
Рассказываем, как найти подходящее MICE-решение для вашей компании.
Бизнесу нужно говорить — с клиентами, сотрудниками, рынком в целом. Делать это ярко и эффективно можно через мероприятия. Но чтобы событие не превращалось в затратную формальность, а действительно работало на цели компании, важно правильно его организовать. В этой статье мы собрали рекомендации для трех ключевых уровней бизнеса: малого, среднего и крупного. Разбираем, какие типы ивентов существуют, как подобрать подходящий вариант и что стоит учитывать при планировании мероприятия любого масштаба.
Какими бывают деловые ивенты
Событийный маркетинг можно классифицировать по разным признакам — целям, форматам, типу целевой аудитории и т. д. Чтобы не запутаться в многочисленных категориях, разделим мероприятия на две группы по фокусу их действия: внешние и внутренние. Так будет проще разобраться с основными вводными: кому адресовано событие, зачем оно проводится и какой эффект от него ожидать.
Внешние корпоративные мероприятия работают как один из инструментов развития бизнеса и продвижения бренда. С их помощью компании могут:
Сообщать о новостях и новинках. Если вы внедряете услугу или запускаете линейку продуктов, имеет смысл устроить официальную презентацию или непринужденную офлайн-встречу, чтобы рассказать о преимуществах предложения потенциальным клиентам и партнерам.
Знакомить с брендом и укреплять репутацию. Когда вы открываете офис в другой стране, выходите на новый рынок, меняете позиционирование или ценовой сегмент бизнеса и устраиваете ребрендинг, мероприятия работают на создание положительного впечатления у аудитории. Гости делятся UGC-контентом в соцсетях, а СМИ упоминают вас в своих материалах из-за приглашенных звезд или масштаба события.
Привлекать новых партнеров и клиентов. Например, с помощью участия в профильных выставках и конференциях можно выйти на новые рынки сбыта и впоследствии увеличить продажи. Если ваш бизнес уже завоевал доверие определенной аудитории, вы можете выступить инициатором и организатором мероприятия, пригласив туда своих потенциальных клиентов.
Демонстрировать экспертизу, имидж, успех и статус бизнеса. Фестивали и культурные вечера, экспертные форумы и церемонии награждения от имени компании, социальные и благотворительные инициативы — такие флагманские события рассчитаны на «вау-эффект» и нужны для того, чтобы бренд показывал свои достижения, заявлял о себе как о тренд-сеттере, новаторе или даже реформаторе отрасли. Такой формат подойдет монополистам, лидерам рынка или уверенным и сильным игрокам класса «A».
Внутренние корпоративные мероприятия направлены на формирование здоровой и устойчивой рабочей среды, где сотрудники чувствуют себя ценными и вовлеченными. Компания поддерживает продуктивность и лояльность команды, минимизирует текучку, поскольку с такими ивентами можно:
Сформировать и укрепить корпоративную культуру. Дни ценностей, welcome-дни для новичков, субботники и участие в волонтерских проектах позволяют работникам ощутить чувство общности и осознать свою причастность к чему-то большему.
Оценить заслуги команды. Если у вас большая компания, где много сотрудников и отделов, проводите стратегические сессии или регулярные общие встречи (формат All Hands). На них можно подвести общие итоги за отчетный период, поделиться бизнес-результатами и отметить достижения команд конкретных подразделений.
Поддерживать HR-бренд. Дни открытых дверей, хакатоны и другие образовательные форматы продемонстрируют сотрудникам и возможным соискателям ценности и преимущества компании как работодателя. Так вы можете сформировать репутацию площадки для роста начинающих профессионалов и стать точкой притяжения для топ-специалистов.
Сплотить коллектив. Тимбилдинг-встречи, корпоративы, игры и квизы хорошо влияют на взаимопонимание и атмосферу в команде: в неформальной обстановке коллеги легче знакомятся и общаются, учатся поддерживать друг друга и доверять. Например, для бизнес-команды IT-компании Meets by Trivio создали целый двухдневный проект из развлекательного, интеллектуального и экстремального контента, который помог объединить участников: в программе были соревнования по стрельбе, сафари-тур на бигфутах квиз, караоке и ужин в камерном формате.
Снизить стресс и предотвратить выгорание. Чтобы «перезагрузить» коллектив эмоционально и физически, можно устраивать внутриофисные активности в течение рабочего дня. Например: пятиминутки движения с короткой зарядкой под музыку в опен-спейсе, арт-перерывы с антистресс-раскрасками, спортивные паузы в виде игры в настольный теннис или дыхательные практики в переговорке.
Мероприятия для малого бизнеса
Бюджет: от небольшого до среднего
Для чего нужны
Небольшим компаниям, локальным брендам и стартапам стоит в первую очередь сосредоточиться на укреплении внутрикомандных коммуникаций. Это позволит повысить вовлеченность и удержать сотрудников без значительных затрат. Простые, но регулярные неформальные встречи укрепляют доверие внутри коллектива и формируют привлекательный образ работодателя, что особенно важно когда ресурсы ограничены, а нагрузка высока.
У такого подхода есть и отложенный эффект: по мере роста компании будет проще находить сотрудников и даже расширять клиентскую базу за счет крепкой репутации внутри команды и сарафанного радио. Если же малый бизнес все-таки планирует выходить на внешнюю аудиторию, имеет смысл начинать с мероприятий, требующих минимум денежных и организационных вложений.
Какие форматы подойдут
Идеальным решением будут простые в реализации, легкие в настройке, доступные по цене и рассчитанные на немногочисленную аудиторию мероприятия. Среди возможных форматов:
Мини-бизнес-завтраки. Камерная встреча для 5–10 ключевых клиентов в лофте или недорогом ресторане — возможность установить личный контакт и укрепить доверие к бренду без сложного продакшена.
Бесплатные семинары и вебинары в онлайн-форматах. Такие образовательные мероприятия подогревают имеющуюся базу клиентов, предлагая решения сложных проблем и кейсов, и стимулируют сбор новых контактов (за счет обязательной регистрации), при этом требуют минимум затрат и ресурса. Из необходимого — спикер и презентация с экспертным контентом, базовое оборудование в виде микрофона и камеры, настройка трансляции через Zoom, Google Meets или другие платформы.
Участие в фестивалях, ярмарках, городских сезонных мероприятиях. В целях экономии стоит: использовать подобный формат точечно — один-два раз в год; выбирать места присутствия вашей ЦА, а не просто массовые ивенты; ограничиваться компактным, но продуманным стендом.
Мероприятия для среднего бизнеса
Бюджет: от среднего до большого
Для чего нужны
Ключ к успеху в среднем бизнесе — не масштаб, а персонализация, смысл и атмосфера. Стабильные и растущие компании с помощью событий укрепляют позиционирование и авторитет в своей нише, повышают узнаваемость бренда, прогревают действующих клиентов и привлекают потенциальных.
Какие форматы подойдут
Среднему бизнесу доступны те же основные форматы, что и малому, но с одним важным отличием: масштаб позволяет реализовывать их профессиональнее и заметнее. Здесь появляется место для качественного света и звука, видеоэкранов, брендинга презентаций, фото- и видеоконтента, печатной продукции и продуманных welcome-элементов — бейджей, блокнотов, брендированной упаковки и подарков
Особенно хорошо работают на этом уровне:
Клиентские мероприятия. На деловых завтраках, ужинах и кофе-брейках бренд может углубить отношения с текущими заказчиками и получить честную обратную связь, презентовать новые решения и повысить повторные продажи. Чтобы повысить ценность события, выбирайте локации, которые усиливают впечатление, — с видом, характером или особым интерьером. Например, на мероприятие для партнеров компании-дилера строительной техники Meets by Trivio добавили оригинальности и оформили площадку в стиле «Октоберфеста».
Отраслевые экспертные события. Выставки, конференции, митапы — возможность показать кейсы и усилить бренд через экспертное содержание. Чтобы выстроить действительно прочные связи с профильной аудиторией, думайте не о масштабе, а о смысловой составляющей: лучше один сильный спикер, чем несколько, но со слабыми докладами и общеизвестной информацией.
Маркетинговые pop-up ивенты. С их помощью бренд может повысить охваты и собрать новые лиды. Установите креативный стенд на ярмарке или оформите бренд-зону городском фестивале — так больше шансов запомниться и попасть в сторис гостей.
Мероприятия для крупного бизнеса
Бюджет: неограниченный
Для чего нужны
Для корпораций, международных гигантов, крупных частных холдингов ивенты — это стратегический инструмент репутационного влияния, лидерства мнений и укрепления имиджа бренда на уровне отрасли и даже страны или мира. Они помогают компании подтверждать статус, усиливать присутствие в мировых СМИ и отраслевых рейтингах и индексах, формировать экспертную повестку, выстраивать партнерства, привлекать инвесторов и клиентов.
Какие форматы подойдут
В приоритете — те, что принесут максимальный охват и оправдают рентабельность инвестиций. Но важно помнить, что такие события работают не только и не столько на продажи, сколько на укрепление доверия, социального капитала и долгосрочного влияния на рынок.
Варианты:
Флагманские конференции и презентации от имени бренда. Ежегодные многотысячные события с деловой и экспертной повесткой, задача которых — создать отраслевой инфоповод, укрепить статус лидера и продемонстрировать масштаб деятельности и целей компании.
Международные форумы и саммиты. Чаще всего — это многодневные мероприятия выездного характера с докладами и секционными заседаниями, обширной деловой и развлекательной программой. Став участником, вы получите возможность договориться о коллаборации с другими крупными игроками, ассоциациями, ВУЗами и выйти на новых стратегических партнеров, повлиять на отраслевые и государственные решения, встроиться в долгосрочные экосистемы.
Торжественные ивенты. Отметить день рождения бренда гала-концертом, организовать эксклюзивный пресс-тур для журналистов и популярных блогеров, устроить вечер награждений, выступив основателем профессиональной или отраслевой премии, — такие действия помогут выстроить ассоциации с качеством и масштабом, подчеркнуть зрелость и влияние бренда.
Закрытые мероприятия для VIP-клиентов и партнеров. Деловые ужины, клубные встречи, стратегические сессии для узкого и избранного круга позволят углубить отношения с CEO и ЛПР крупных компаний, «продавать без продаж» через доверие и партнерскую экспертизу, работать на удержание, персонализировать взаимодействие в премиум-сегменте.
Спонсорство фестивалей, городских, культурных и спортивных событий. Выходя за пределы бизнеса и участвуя в общественной жизни страны, вы формируете эмоциональный капитал бренда, подчеркиваете ценности и ESG-ориентированность, вступаете в «живой» контакт с аудиторией. Для этих же целей бренды-гиганты часто поддерживают или инициируют благотворительные и экоактивистские проекты: например, X5 Group проводила совместные с фондом «Второе дыхание» акции по сбору одежды, а Сбербанк устраивал «зеленые» беговые марафоны
Ключевые моменты для любого бизнеса
При подготовке корпоративного мероприятия любой компании — вне зависимости от ее размера — стоит учитывать ряд ключевых факторов:
✔ Аудитория. Отправная точка всей подготовки — понять, кому адресовано мероприятие: B2B, B2C, сотрудники, партнеры. Четко определив целевую аудиторию, вы сможете понять уровень вовлеченности потенциальных гостей, спрогнозировать их ожидания, интересы, потребности и выбрать предпочтительный формат взаимодействия.
✔ Цели. Сформулируйте, для чего конкретное мероприятие необходимо бизнесу — для повышения узнаваемости бренда и прокачки лояльности, увеличения продаж и генерации лидов, трансляции знаний и обмена опытом, создания профессионального комьюнити и расширения возможностей нетворкинга. От поставленных задач зависят сценарий и формат мероприятия, состав участников, тайминг, контент и способ фиксации результатов.
✔ Бюджет. Установите заранее, сколько вы готовы потратить. Разумнее распределять деньги на главные составляющие — аренда места, техническое оборудование, спикеры и приглашенные артисты, оформление площадки, подарки, кейтеринг — более или менее равномерно. Но если средства ограничены, лучше выделить приоритетные статьи расходов: например, отказаться от дорогой локации в пользу доступного, но стилизованного пространства, сделать ставку на сильный контент и креативную задумку мероприятия вместо звездной шоу-программы и медийного ведущего.
✔ Технологии. Подумайте, что может сделать мероприятие более гибким, доступным и современным. Подключите платформы для проведения для гибридных и виртуальных событий (Zoom, Google Meets, МТС Линк и т. д.), чат-боты и лендинги для регистрации, ИИ-инструменты для генерации контента, опросы для пост-аналитики.
✔ Дальнейшие шаги. Продолжение событийной коммуникации так же важно, как и само событие. Чтобы не терять теплые контакты или потенциальных клиентов, заранее решите, что будете делать по окончании события — превращать интерес в действие/покупку, закреплять впечатление о себе, собирать обратную связь. Например, после закрытого клиентского ужина можно рассылать персонализированные письма с индивидуальным коммерческим предложением, а в конце имиджевого мероприятия — заняться формированием PR-кейса для СМИ, сайта и соцсетей.
Компания Meets by Trivio организует за вас деловое событие любого формата и масштаба — от камерных переговоров с партнерами до международной конференций с тысячей участников. Наши специалисты с опытом работы в MICE-индустрии более 15 лет учтут ваши пожелания и задачи бизнеса, разработают уникальную концепцию мероприятия, обеспечат digital-сопровождение, займутся подбором необходимых услуг и возьмут на себя всю логистику.