Trivio Blog

КЭДО — что это такое и для чего нужно бизнесу

Как КЭДО упрощает кадровый документооборот
Какие возможности дает сервис КЭДО
Ведение кадровой документации онлайн
Простой контроль за выполнением задач
Защита кадровых документов и быстрое исправление ошибок
Что сказано в законодательстве
Что можно и нельзя подписывать в системе кадрового электронного документооборота
Как подписывать электронные кадровые документы
Что необходимо для внедрения КЭДО
Оценка ваших потребностей и выбор подходящей системы КЭДО
Формирование рабочей группы проекта
Анализ и настройка кадровых процессов
Подготовка необходимой документации
Знакомство коллектива с КЭДО
Резюме
Сотрудники компаний каждый день создают и обрабатывают множество кадровых документов: приказы, заявления, справки, ЛНА. Работа с ними требует временных и финансовых затрат. Ценные ресурсы уходят на подготовку и отправку документов, содержание архивов, покупку бумаги и картриджей, оплату почтовых услуг.
Сократить расходы и освободить время сотрудников помогают системы КЭДО. Цифровизация КДП помогает компаниям упростить процессы и способствует развитию бренда работодателя. Ведь отсутствие бюрократии и бумажной волокиты привлекает кадры не меньше, чем высокий уровень зарплат и адекватное руководство.

Интеграция КЭДО с сервисами для организации командировок

Системы кадрового электронного документооборота не только упрощают работу с приказами и заявлениями сотрудников, но и помогают оптимизировать целые процессы. Например, оформление командировок.
В этом поможет модуль интеграции сервиса Trivio с КЭДО HRlink. Он делает командировочный процесс быстрым, удобным и прозрачным для всех участников: бухгалтера, кадрового специалиста, сотрудника, руководителя и менеджера. Модуль обеспечивает бесшовное взаимодействие и автоматизацию работы с авансовыми документами. А сотрудники могут согласовывать рабочие поездки и оформлять все необходимое прямо в личном кабинете в системе КЭДО.
С модулем Trivio и HRlink пользователям больше не нужно тратить время на ручной ввод данных, коммуникацию между отделами и авторизацию в нескольких системах. Бизнес-процессы становятся прозрачными и эффективными.
Как это работает?
  1. Работодатель согласовывает и подписывает приказ о командировке в HRlink
  2. Сотрудник переходит в Trivio для бронирования и оплаты услуг (билеты, отели, трансфер и др.)
  3. После завершения поездки бухгалтер выгружает авансовый отчет из «1С:Бухгалтерии» в HRlink для подписания в электронном виде
На первый взгляд внедрение КЭДО может казаться сложным. Однако внимание к деталям и надежный подрядчик помогут перейти на цифровой формат быстро и эффективно. В статье расскажем о том, какие возможности дает электронный кадровый документооборот бизнесу, что можно подписывать онлайн, как подготовиться к внедрению решения и не только.

Как КЭДО упрощает кадровый документооборот

КЭДО (кадровый электронный документооборот) — важнейшее средство для цифровизации HR-стратегии. Он позволяет работодателям проводить все действия с документами персонала онлайн — от их создания и подписания до хранения, без необходимости встречаться лично или отправлять бумаги почтой. КЭДО не только сокращает затраты на расходные материалы и курьерские услуги, но и освобождает время HR-специалистов для более важных задач.
При этом документы сотрудников существуют только в онлайне, а обмен ими возможен через саму систему. Это обеспечивает их сохранность и безопасность. Цифровая подпись, применяемая для подтверждения подлинности документов, придает им ту же законную силу, что и бумажным аналогам.

Какие возможности дает сервис КЭДО

Ведение кадровой документации онлайн

КЭДО значительно упрощает процессы КДП и делает их более эффективными. С его помощью можно легко оформлять, отправлять и подписывать документы, используя все виды электронной подписи в соответствии с 63-ФЗ. Почему это важно?
  1. КЭДО экономит время. Документы создаются, подписываются и хранятся в одном месте, а работникам не нужно искать бумажные копии и тратить время на пересылку.
  2. Цифровизация позволяет снизить расходы на канцелярские товары, курьерские услуги и содержание архивов. К тому же доступ к электронной документации возможен в любое время с разных устройств. Это особенно удобно для удаленных сотрудников и команд, работающих в разных регионах.
  3. Создание кадровых документов онлайн помогает избежать ошибок и ускоряет взаимодействие с налоговыми и другими государственными органами, так как файлы можно сразу отправить в нужные инстанции.

Простой контроль за выполнением задач

КЭДО значительно упрощает контроль за КДП. С ним вся информация о документах доступна в реальном времени, а сотрудники могут быстро отслеживать статусы, от создания до подписания.
Чтобы документ согласовали несколько сотрудников по очереди, в КЭДО можно настроить «маршруты». Система самостоятельно передаст задачу следующему человеку и обеспечит своевременное подписание.

Защита кадровых документов и быстрое исправление ошибок

Внедрение системы КЭДО помогает защитить документы работников. Цифровые файлы нельзя повредить, как физические носители. Они не потеряются при отправке почтой, как бумажные аналоги. В системе КЭДО файлы хранятся в надежном облаке или на защищенных серверах в контуре самой компании. А чтобы найти необходимый документ, не нужно тратить время и просматривать множество папок с бумагами.
КЭДО помогает минимизировать влияние человеческого фактора на КДП. Система обеспечивает стандартизацию оформления документов, что помогает ограничить вероятность ошибок при их создании. Если же это произойдет, файл можно легко аннулировать и создать новый.

Что сказано в законодательстве

Закон сегодня на стороне бизнеса. Трудовой кодекс РФ разрешает полностью переводить кадровый документооборот в цифровую форму с ноября 2021 года (ФЗ № 377-ФЗ). При этом их оформление должно соответствовать условиям, установленным Минтрудом (ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ). Сегодня работодатели решают сами, продолжать вести документы сотрудников на бумаге или вести КДП онлайн (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Хотя использование КЭДО пока является добровольным, законодательство активно поддерживает цифровизацию кадровых процессов. В 2024 году в эксперимент по внедрению электронного документооборота уже вошли государственные компании, внебюджетные фонды и другие организации. Велика вероятность, что в ближайшие годы КЭДО станет обязательным для всех юридических лиц.

Что можно и нельзя подписывать в системе кадрового электронного документооборота

В системе КЭДО можно обмениваться большинством документов сотрудников. Всего более 160 видов, что подтверждают статьи 22.1–22.3 ТК РФ. Чаще всего компании переводят в КЭДО:
  • приказы, расчетные листки, ЛНА;
  • документы, касающиеся отсутствий на рабочем месте (отпуска, больничные, командировки);
  • все, что связано с трудоустройством (трудовые договоры, предложения о работе).
Особенно удобно вести КДП онлайн с дистанционными работниками, так как весь процесс можно проводить онлайн. Этот процесс регламентирует 407-ФЗ.
Однако есть исключения. По закону на физических носителях нужно дублировать:
  • приказы об увольнении;
  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • журналы инструктажей по охране труда.
Для удаленных сотрудников же все типы документов могут быть подписаны исключительно онлайн, что значительно упрощает процессы.

Как подписывать электронные кадровые документы

Документы в КЭДО заверяются ЭП, которая является эквивалентом подписи на бумаге и имеет такую же законную силу.
Цифровые подписи бывают трех видов:
  • простая (ПЭП);
  • неквалифицированная (УНЭП);
  • квалифицированная (УКЭП).
Они различаются уровнем защиты информации. Уточним, для каких документов подходят те или иные виды ЭП по требованиям безопасности и законодательным нормам.

Вид ЭП

Характеристики

Что можно подписывать

Кто может использовать

ПЭП

Базовый тип ЭП, самый ненадежный из всех. После подписания документ можно корректировать.

Чаще всего используется

для подписания документов, не связанных с повышенным уровнем информационной безопасности.

Можно выпустить самому.

Внутренние документы: расчетные листки, приказы на отпуск и т. д.

Нельзя подписывать трудовые и ученические договоры, дополнительные соглашения и т. п.

Линейный персонал

УНЭП

Обладает более высоким уровнем защиты, чем ПЭП. Отображает изменения в документе, что делает ее подходящей как для внутреннего, так и для внешнего ЭДО.

Выпускается в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Приказы, должностные инструкции, заявления, справки.

Применяется для работы в ЛК налогоплательщика.

Все сотрудники

УКЭП

Наиболее защищенная и юридически значимая форма электронной подписи. Обладает самой высокой степенью защиты, так как выдается только после прохождения процедуры удостоверения личности. 

Документы от лица компании: налоговая отчетность, контракты, заявления, финансовые и юридические документы.

Применяется для взаимодействия с государственными органами.

Специалисты КДП и руководители

Подписывайте документы быстро и легитимно с КЭДО. Оставляйте заявку на консультацию, чтобы узнать больше.

Что необходимо для внедрения КЭДО

Продолжительность проекта по переходу на КЭДО всегда зависит от размера компании. Чем больше сотрудников, тем сложнее процессы КДП и тем больше времени займет интеграция нового решения.
Для внедрения КЭДО нужно выполнить несколько ключевых шагов. Перечислим основные этапы, которые помогут вам организовать эффективный и быстрый переход на электронное ведение кадровых документов.

Оценка ваших потребностей и выбор подходящей системы КЭДО

Прежде чем переходить на электронное КДП, важно оценить потребности бизнеса и выбрать подходящую систему для автоматизации кадрового документооборота. На рынке существует множество решений, которые различаются по функционалу, стоимости и уровню безопасности.
Нужно определиться, что важно именно для вас: интеграция с другими информационными системами, возможность работы с удаленными сотрудниками, низкая цена или другие критерии.

Формирование рабочей группы проекта

Назначьте сотрудников, которые возьмут на себя ответственность за проект по переходу на КЭДО. Это должны быть мотивированные и заинтересованные люди, готовые стать амбассадорами системы, вдохновлять коллег и устранять их сомнения и опасения. Для повышения эффективности проекта можно определить и установить KPI.

Анализ и настройка кадровых процессов

Перед тем как начать работать в системе КЭДО, важно проанализировать текущие кадровые процессы. Определите все этапы работы с документами персонала, выявите уязвимые места. Все текущие трудности важно устранить до перехода на КЭДО, чтобы в новой системе все шаги были понятны и отлажены.
На основе полученных данных настройте маршруты согласования, роли пользователей и уровни доступа в КЭДО. Также важно продумать, какие именно документы будут переводиться в электронный формат и как будет организован процесс их подписания.

Подготовка необходимой документации

Требования к переходу на КЭДО определены законодательством (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Локальный нормативный акт должен включать следующие данные:
  • сроки, в течение которых сотрудники должны быть уведомлены о переходе на КЭДО;
  • перечень документов, которые предполагается вести в электронном формате;
  • список работников, которые будут заниматься переводом документов в электронный вид и подтвердили свое согласие на это;
  • даты, установленные для перехода на электронный документооборот;
  • список документов, которые будут храниться в бумажной версии;
  • сведения о выбранной платформе для работы с электронными документами.

Знакомство коллектива с КЭДО

Для успешного внедрения КЭДО важно, чтобы сотрудники понимали, как работать с системой и знали ее преимущества. Знакомство включает в себя:
  • открытый диалог о том, как цифровизация ускоряет процессы и снижает вероятность ошибок;
  • тренинги для кадровиков и сотрудников, охватывающие основные функции системы;
  • разъяснение всех сомнений, включая вопрос безопасности данных;
  • возможность протестировать систему на практике, чтобы привыкнуть к процессу.

Как настроить КЭДО для бизнеса

Перевести КДП в электронный вид поможет первая в России КЭДО-платформа HRlink. Она позволяет подписывать до 5 000 кадровых документов одновременно. Провайдер будет с вами на каждом этапе: проведет демо платформы, поможет с настройкой процессов, обучит сотрудников и будет на связи для оперативного решения вопросов. У HRlink уже более 5000 клиентов. Среди них такие компании, как «ВкусВилл», «Самокат», hh.ru, «Додо Пицца», Selectel и EPAM.
Вот какие возможности дает HRlink:
  • интеграции с ключевыми системами: 1С, «БОСС-Кадровик», SAP, «Битрикс24», «Работа России»;
  • модуль для приема на работу Start Link с автоматическим распознаванием документов и проверкой на благонадежность;
  • единая страница с внутренними сервисами компании, например, HRM, таск-трекер, LMS и т. п.;
  • ИИ-помощник, чтобы напоминать о необходимости подписать документы;
  • удобная версия для ПК, приложение и версия для работы со смартфона;
  • опция подписания документов с кнопочного телефона;
  • два удостоверяющих центра;
  • хранение документов в электронном архиве.
Хотите узнать больше про КЭДО от HRlink? Оставляйте контакты по ссылке и записывайтесь на встречу.
2025-01-14 10:36 Статьи